El periodo de prueba, de principio a fin
El periodo de prueba de audífonos es donde se gana o se pierde la venta, y donde más cosas hay sueltas: un aparato fuera del centro, un documento firmado en papel y una fecha que nadie vigila. Gabinex lo convierte en un circuito cerrado.
El aparato que sale del centro tiene nombre y número
Un presupuesto de adaptación no es una lista de precios: es un compromiso sobre unidades concretas. Gabinex las ata desde el primer momento.
- Número de serie reservado: al asignar la unidad al presupuesto pasa a «reservado» y deja de estar disponible para otra venta.
- Oído obligatorio en audífonos, moldes y tapones, para que no acabe un derecho en una ficha de izquierdo.
- Sin stock, no hay prueba: si falta una unidad el presupuesto pasa a pedido en lugar de abrir una prueba imposible.
- Referencia ortoprotésica disponible en la línea cuando el producto la admite, lista para el trámite.
Disponible
La unidad está en el almacén del centro y puede venderse o probarse.
Reservado
Asignada a un presupuesto concreto. Ya no aparece como disponible para nadie más.
En prueba
Fuera del centro, en manos de un paciente identificado y con documento firmado.
Firmado en tableta, guardado en la ficha
El documento que el paciente firma al llevarse unos audífonos de prueba es el que os protege si algo pasa. Que viva en una carpeta no sirve de nada.
- Se genera solo con los datos del presupuesto: paciente, modelos, números de serie, importes y fechas del periodo.
- Firma con el dedo o con lápiz, en tableta o en móvil, sin imprimir nada.
- Queda en la ficha del paciente, junto al consentimiento RGPD y al resto de su documentación.
- Con tu marca: la plantilla es tuya, con tu logo y tus condiciones.
Por qué importa el orden
La unidad no pasa a «en prueba» hasta que el documento está firmado. No es una formalidad: es lo que garantiza que nunca haya un aparato fuera del centro sin un papel detrás.
Y si el documento no se firma, la unidad sigue reservada y visible como tal.
Ningún periodo de prueba de audífonos se queda olvidado
Treinta días pasan rápido. Una prueba que vence sin visita de control es un aparato parado y un paciente que se enfría, y suele descubrirse tarde.
- Días transcurridos y días totales visibles en el propio presupuesto y en el panel del centro.
- Aviso antes de que venza, para agendar la visita de cierre a tiempo.
- Lista de pruebas activas con paciente, modelo y fecha límite, para repasarla de un vistazo.
- Días de prueba configurables por centro: cada uno tiene su política.
Compra o devolución, en un solo gesto
Cerrar una prueba mueve muchas piezas a la vez: stock, factura, estado del paciente y su histórico. En Gabinex se mueven todas o no se mueve ninguna.
- Si compra: se emite la factura, las unidades pasan a vendidas y el paciente a cliente activo, con su alerta de renovación programada.
- Si devuelve: se registra el motivo, las unidades vuelven a disponible y la adaptación queda en el histórico como prueba devuelta.
- Financiación interna con su plan de cuotas, fechas y forma de pago, si el cierre es a plazos.
- Todo o nada: la operación es atómica, así que no existe el estado intermedio donde la factura se emitió pero el stock no se actualizó.
La devolución también es información
El motivo por el que un paciente devuelve —no mejora lo suficiente, molestias, precio, prefiere otro modelo— se guarda y se puede analizar.
Un centro que sabe que la mitad de sus devoluciones son por precio toma decisiones distintas a uno que cree que son por adaptación.
Sobre el periodo de prueba
¿Qué pasa si el paciente devuelve los audífonos?
Se cierra la operación como devolución indicando el motivo, y las unidades vuelven a estado disponible automáticamente, con su entrada correspondiente en la trazabilidad. El paciente pasa a estado «devuelve» y la adaptación queda igualmente registrada en su histórico: saber qué probó y por qué lo devolvió vale para la siguiente conversación.
¿Se puede iniciar una prueba sin tener el audífono en stock?
No, y es a propósito. Si falta alguna unidad, el botón de iniciar prueba no se activa y en su lugar aparece «pasar a pedido». Así nunca hay una prueba abierta sobre un aparato que en realidad no ha salido de fábrica.
¿El documento de responsabilidad se firma en el centro?
Sí, en tableta o en móvil, con el dedo o con lápiz. Se genera con los datos del presupuesto ya rellenos —paciente, modelos, números de serie, fechas— y al firmarlo queda guardado en la ficha del paciente junto al resto de su documentación.
¿Qué ocurre cuando el periodo de prueba está a punto de acabar?
El sistema avisa antes de que venza, y en el panel del centro aparece la lista de pruebas activas con los días transcurridos. Una prueba que se pasa de plazo sin visita de control es dinero parado y un paciente que se enfría: el aviso existe para que eso no ocurra.
Una adaptación completa en quince minutos
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