Veinte centros no son veinte veces un centro
Cambiar el software de una red no lo decide quien lo va a usar, y la pregunta difícil nunca es el precio por sede. Es cómo se migran veinte sitios sin parar la consulta, qué decide la central y qué cada tienda, y cómo se sale si esto no funciona. Esta página va de eso.
Lo que se rompe cuando pasas de tres centros a veinte
Un centro escribe «Phonak Audeo», otro «audeo phonak» y un tercero «P. Audeo L90». Al cabo de un año no hay forma de saber qué modelo se vende más en el grupo, porque nunca fueron el mismo producto.
Alguien pide los números el día 3, cada responsable los manda como puede, y para cuando están cuadrados ya es día 15 y la información sirve de poco.
Se pide a fábrica un aparato que lleva cuatro meses en una vitrina a cincuenta kilómetros, porque nadie tenía forma de verlo sin llamar por teléfono.
Trabaja los martes en otro centro y acaba con dos accesos, dos agendas y alguna cita creada en el sitio equivocado.
Gabinex está construido sobre esos tres niveles —red, centro y profesional— desde la primera tabla de la base de datos. No es un programa de un centro al que se le añadieron sedes después.
Cómo entra una red de veinte centros, semana a semana
Por oleadas y nunca de golpe. Cada centro sigue con su sistema anterior hasta el día de su cambio, así que en ningún momento la red entera depende de algo sin rodar.
Se monta el catálogo de la red, las plantillas de documentos y las series de facturación. Nadie cambia de programa todavía.
Uno o dos centros llevan un ciclo completo hasta cerrar mes. Aquí salen las particularidades del grupo, que siempre las hay.
Grupos de tres a cinco centros cada dos semanas, con formación por rol la semana previa a cada cambio.
Un interlocutor único para la red, no un formulario. Revisión de indicadores al cierre de cada mes durante el primer trimestre.
Qué decide la central y qué cada centro
Es la conversación que más tiempo ahorra tenerla antes. Esta es la separación por defecto; se ajusta en la puesta en marcha.
| Qué | Red | Centro | Detalle |
|---|---|---|---|
| Catálogo de productos y proveedores | ● | — | Referencia, fabricante, IVA y precio base |
| Precio de venta | ● | ● | El centro ajusta dentro del margen que fija la red |
| Procedencias y ORL prescriptores | ● | — | Catálogo cerrado: es lo que hace comparables las analíticas |
| Tipos de cita, duración y color | ● | ● | Compartidos o propios de cada sede |
| Plantillas de documentos | ● | — | Corporativas, con el logo de cada centro donde toca |
| Agenda, horarios y cabinas | — | ● | Cada sede organiza su día |
| Stock y albaranes | — | ● | Con traspasos entre centros del mismo CIF |
| Serie de facturación y datos fiscales | — | ● | Cada sociedad, la suya |
| Usuarios y permisos | ● | ● | La red da de alta; el centro asigna dentro de su equipo |
Los números del grupo el día 1, no el día 15
Cada centro trabaja en el mismo sistema, así que el dato de la red no hay que pedirlo: ya está. Conversión de primera visita a venta, ocupación de agenda, ausencias y facturación, con el mismo criterio en las veinte sedes.
- Comparativa entre centros, lado a lado y con la misma definición de cada métrica.
- Por profesional, para ver dónde funciona el método y dónde hace falta apoyo.
- Por procedencia, para saber qué canal trae pacientes que compran y cuál trae visitas que no.
- Exportable a hoja de cálculo, para quien prefiera montarse sus propios cuadros.
Lo que llega con el lanzamiento
Las seis piezas que más pesan cuando quien compra es un grupo y no un centro suelto. Están en el calendario de salida, no en una lista de buenas intenciones. El estado de cada funcionalidad, una a una, está en el catálogo completo.
Y algo que sólo aplica a una red de este tamaño: un grupo de veinte centros mueve el orden de esa hoja de ruta. Si hay dos cosas de esta lista que os corren más prisa que al resto, se hablan antes de firmar y se ponen por escrito con fecha.
Lo que pregunta un grupo
¿Cómo se migra una red de veinte centros sin parar la consulta?
Por oleadas, nunca de golpe. Se empieza por uno o dos centros piloto que llevan un ciclo completo —primera visita, prueba, venta y facturación— hasta cerrar mes. Con lo aprendido ahí se ajustan catálogos y plantillas, y el resto entra en grupos de tres a cinco cada dos semanas. Cada centro trabaja con su sistema anterior hasta el día de su cambio, así que no hay ningún momento en el que la red entera dependa de algo sin rodar.
¿Quién hace la migración de los datos y qué se trae?
La hace nuestro equipo y está incluida en el precio, sin coste de alta. Vienen pacientes con su ficha, historial clínico y audiometrías, agenda futura y el histórico de adaptaciones cuando el sistema anterior lo exporta. Lo que rara vez viaja son los documentos escaneados y las anotaciones libres; eso se dice antes de firmar, no después. La guía de migración lo detalla campo por campo.
¿Qué decide la central y qué puede tocar cada centro?
La red define el catálogo de productos y proveedores, las procedencias, los ORL prescriptores, los tipos de cita y las plantillas de documentos. El centro gestiona su agenda, su stock, sus usuarios y, si la red se lo permite, el precio de venta dentro de un margen. La referencia del producto no cambia nunca, que es lo que mantiene comparables las analíticas entre sedes.
Si dejamos Gabinex, ¿cómo recuperamos nuestros datos?
Exportables en cualquier momento y en formato estándar, sin pedirlo por escrito ni esperar a que alguien lo apruebe. Son vuestros. Lo decimos aquí porque es la pregunta que hace toda red seria antes de firmar y la que algunos proveedores contestan con evasivas.
¿Cada sociedad lleva su propia facturación?
Sí. Cada centro tiene su serie de facturación y sus datos fiscales, y los traspasos de stock sólo se permiten entre centros que comparten CIF, porque mover género entre sociedades distintas es una venta y no un traspaso. Un grupo con varias sociedades trabaja en un único panel sin mezclar la contabilidad de ninguna.
¿Qué formación recibe el equipo?
Sesiones cortas por rol, no un manual entero para todos: recepción aprende agenda y altas, gabinete aprende ficha clínica y ciclo de prueba, y dirección aprende informes. Se imparten por centro en su puesta en marcha y quedan grabadas para las incorporaciones posteriores, que en una red de veinte son constantes.
Hablemos con vuestros números
Decidnos cuántos centros, cuántos profesionales y qué usáis ahora. Os devolvemos una propuesta con el coste a tres años, el calendario de oleadas y qué migra de vuestro sistema actual. Para más de tres centros, la propuesta es por volumen.
Pedir propuesta para la redTambién podéis ver antes los planes publicados o el catálogo completo.