Cómo cambiar de software sin perder veinte años de fichas

La razón número uno por la que un centro aguanta años con un programa que detesta no es el precio ni la costumbre: es el miedo a perder el histórico. Es un miedo razonable y, a la vez, casi siempre exagerado. Esta guía explica qué se puede traer de verdad, en qué orden y cuánto cuesta hacerlo bien.

Primero: los datos son tuyos

Antes de nada, comprueba una cosa en tu contrato actual: si puedes exportar tus datos y en qué formato. Un proveedor que dificulta la salida ya te está diciendo algo sobre la relación.

Conviene saber además que, en lo que toca a datos personales, la portabilidad es un derecho reconocido y no un favor del proveedor: la Agencia Española de Protección de Datos es quien lo ampara. Lo habitual es poder exportar a CSV o Excel desde los listados: pacientes, productos, facturas. A veces hay que pedirlo por escrito y tarda unos días. Pídelo antes de contratar nada nuevo, porque marca el calendario de todo lo demás.

Qué se puede traer y qué no

No todo migra igual de bien. Conviene entrar sabiendo qué esperar:

• Pacientes y datos de contacto: migran bien casi siempre. Es lo más importante y lo más fácil.
• Historial de compras y facturas: migra como histórico consultable. Las facturas antiguas no se «reviven» en el nuevo sistema, y no deben: su numeración pertenece a la serie anterior.
• Catálogo de productos: migra bien y además es buen momento para limpiarlo. La mitad de las referencias de cualquier catálogo llevan años sin venderse.
• Audiometrías: depende de dónde estén. Si están en Noah, viajan con Noah y no dependen del software de gestión. Si están sólo dentro del programa antiguo, pregunta cómo las exporta.
• Documentos escaneados: suelen poder traerse como archivos adjuntos, aunque es la parte más manual.
• Citas futuras: normalmente no se migran. Son pocas semanas y se vuelven a meter a mano.

El orden que funciona

1. Catálogo y configuración, antes que nada

Productos, proveedores, tipos de cita, procedencias y usuarios. Es lo que sostiene todo lo demás: si migras pacientes antes de tener el catálogo, sus compras no podrán engancharse a nada.

2. Pacientes, con una prueba pequeña primero

Carga cincuenta fichas y revísalas una a una antes de subir las doce mil. Los problemas de acentos, formatos de fecha y teléfonos con prefijo salen ahí, y arreglarlos en cincuenta registros cuesta una tarde; en doce mil, una semana.

3. Histórico, cuando lo anterior esté bien

Compras, adaptaciones y facturas antiguas. Aquí lo importante es que cada línea caiga en el paciente correcto, así que depende del paso anterior.

4. Convivencia corta, y corte limpio

Una o dos semanas con los dos sistemas abiertos, pero con una regla clara: lo nuevo entra sólo en el sistema nuevo. La convivencia larga es la peor decisión posible, porque acabas con la mitad de la información en cada sitio.

Cuándo hacerlo

Lo ideal es empezar serie de facturación nueva en enero, porque simplifica la contabilidad del ejercicio. Pero no conviertas eso en excusa para esperar ocho meses: si tu programa actual te está costando dinero cada semana, el ahorro de cambiar en marzo supera la comodidad de cambiar en enero.

Evita agosto y evita las semanas de campaña. El equipo necesita atención para aprender, y una migración hecha con prisa deja cicatrices durante años.

Los tres errores caros

• No formar al equipo. El software nuevo se usa como el viejo si nadie explica por qué es distinto, y entonces parece que no aporta nada.
• Migrar la basura. Duplicados, fichas de prueba, productos descatalogados. Cambiar de sistema es la única ocasión realista de limpiar; desaprovecharla es cargar con el problema otros diez años.
• No verificar. Cuenta los pacientes migrados y compáralos con el origen. Abre veinte fichas al azar. La verificación cuesta dos horas y evita descubrir un fallo tres meses después.

Cuánto tarda de verdad

Para un centro con un único local y un histórico normal, de una a tres semanas desde la exportación hasta el corte, con el equipo trabajando de forma normal mientras tanto. Para una red de varios centros, entre cuatro y seis, porque hay que unificar catálogos antes de nada.

Lo que se lleva el tiempo casi nunca es la carga técnica: es decidir cómo queréis que quede el catálogo y ponerse de acuerdo en la nomenclatura.