VeriFactu en un centro auditivo: qué cambia y qué preguntarle a tu software

La normativa antifraude ha convertido el programa de facturación en una pieza con obligaciones legales propias. No basta con que emita facturas bonitas: ahora tiene que garantizar que nadie —ni siquiera tú— puede modificarlas después. Esta guía explica qué significa eso para un gabinete auditivo y cómo comprobar si el software que usas o el que estás mirando cumple de verdad.

Qué es VeriFactu, en una frase

Es un sistema de la Agencia Tributaria por el cual los programas de facturación envían el registro de cada factura a Hacienda de forma automática y encadenada, de modo que la serie no se puede alterar sin que se note. Las obligaciones concretas están en el Real Decreto 1007/2023, que es el reglamento que desarrolla los requisitos de los sistemas de facturación.

La idea de fondo es sencilla: hasta ahora una factura era un documento que el emisor controlaba por completo. Con VeriFactu, cada factura queda ligada criptográficamente a la anterior, y el registro sale hacia la Agencia Tributaria en el momento de emitirla. Borrar una factura del medio rompe la cadena y deja rastro.

Qué cambia en el día a día del centro

Menos de lo que parece, si el software está bien hecho. El audioprotesista sigue cerrando la venta igual y el paciente sigue recibiendo su factura. Lo que cambia es lo que ocurre por debajo, y tres cosas que sí se notan:

• Las facturas dejan de poder borrarse. Si hay que anular una, se emite una rectificativa. Es lo correcto desde siempre, pero ahora el sistema lo impone.
• Aparece un código en la factura impresa. Un QR y un identificador que permiten verificar el registro.
• La numeración importa. Cada serie es una cadena: si se salta un número o se reutiliza, la cadena deja de cuadrar.

Para un centro auditivo hay un detalle propio: muchas ventas llevan financiación a plazos y muchas facturas nacen de un presupuesto con periodo de prueba. La factura se emite cuando corresponde —al cerrar la compra—, no cuando se firmó el presupuesto. Conviene que el software entienda esa diferencia.

Las cinco preguntas que conviene hacer

Muchos programas dicen «adaptado a VeriFactu» en su web. La expresión no significa nada por sí sola: puede querer decir que tienen las casillas preparadas o que el envío funciona de verdad. Estas cinco preguntas separan lo uno de lo otro.

1. ¿Enviáis el registro a la Agencia Tributaria, o sólo lo guardáis?

Es la pregunta que más veces se responde con un rodeo. Guardar la huella y el XML en la base de datos es la mitad del trabajo; enviarlo es la otra mitad, y es la que cumple.

2. ¿Publicáis la declaración responsable?

El fabricante del software debe emitir una declaración responsable de que su sistema cumple. Los que se lo toman en serio la publican en su web, con el histórico por versiones. Pedirla es legítimo y la respuesta es reveladora.

3. ¿Qué pasa con el certificado digital?

El envío requiere un certificado del emisor. Pregunta quién lo custodia, qué ocurre cuando caduca y si tú puedes revocarlo. Es el punto donde un proveedor descuidado te crea un problema serio.

4. ¿Cubrís TicketBAI si facturo en el País Vasco?

Álava, Guipúzcoa y Vizcaya tienen su propio régimen, TicketBAI. Si tu centro está allí —o planeas abrir— un software que sólo cubre VeriFactu no te sirve.

5. ¿Cómo anulo una factura mal emitida?

La respuesta correcta es «con una rectificativa, y el sistema la genera solo». Si la respuesta incluye la palabra «borrar», ese programa no está preparado.

Lo que no deberías aceptar

Un proveedor que responde «estamos en ello» sobre el envío real, sin fecha. Un programa que permite eliminar una factura emitida. Y cualquier propuesta de llevar las facturas por fuera del sistema «mientras tanto»: eso es exactamente lo que la norma persigue.

Si tu software actual no llega, el cambio no es urgente por el software: es urgente por ti. El responsable último de las facturas es el centro, no el proveedor.

Y una nota de honestidad sobre Gabinex

En Gabinex el modelo de datos de VeriFactu está construido —huella encadenada, registro y estados— y el envío a la Agencia Tributaria está en desarrollo, con la declaración responsable prevista al publicarlo. Preferimos decirlo aquí, en una guía sobre cómo elegir, que dejar que lo descubras después de contratar.

Puedes ver qué está disponible hoy y qué no en el catálogo completo de funcionalidades, donde cada función lleva su estado.